Hoe ontwikkel je een basisplan voor bedrijfscontinuïteit [+Templates]?

Is jouw bedrijf voorbereid op een noodsituatie? De COVID-19 pandemie is het meest recente voorbeeld van waarom organisaties van elke omvang moeten overwegen om een Business Continuity Plan op te stellen. Terwijl we deze verontrustende tijden doormaken, zien we uit eerste hand dat goed voorbereid zijn, met een keuze aan operationele opties paraat, de juiste manier is om je bedrijf te runnen - zowel nu als in de toekomst.

Maar de meeste organisaties denken dat ze niet de mankracht of de middelen hebben om te investeren in planning om de voortzetting van hun bedrijfsactiviteiten tijdens een catastrofale gebeurtenis te garanderen.

In werkelijkheid is er geen enorme investering nodig om een basisplan te ontwikkelen. In grote lijnen zijn er 5 stappen waarmee je rekening moet houden bij het ontwikkelen van je plan:

1. Maak een lijst van alle mogelijke rampscenario's. Overweeg de meest waarschijnlijke natuurrampen en door mensen veroorzaakte rampen en bepaal wat het mogelijke effect op je bedrijf zou kunnen zijn en wat je zou moeten doen om de impact te voorkomen of te minimaliseren.

Een brand vereist bijvoorbeeld andere strategieën dan een overstroming of een langdurige stroomstoring. Maak vervolgens schattingen van de impact op je bedrijf voor elk scenario, voor verschillende tijdsduren, samen met de geschatte kosten om je bedrijf weer op gang te krijgen. Je zult zien dat het potentiële neerwaartse risico meestal veel hoger is dan de kosten van de voorbereiding op een ramp.

Bronnen om te overwegen:  praat met je verzekeringsmaatschappij, onafhankelijke risicobeoordelaars, herstel- en saneringsbedrijven.

2. Ontwikkel een communicatieplan. Het is al een probleem als je iemands nummer op een gewone dag niet meer weet... maar het is een veel ernstiger situatie als je bedrijf getroffen wordt door een ramp en je vooral belangrijke namen en nummers niet meer weet. Alle organisaties zouden uitgebreide lijsten met noodnummers moeten hebben, die worden uitgedeeld aan afdelingshoofden en bewaard op gemakkelijk toegankelijke locaties, zowel op locatie als daarbuiten, om ervoor te zorgen dat de juiste mensen altijd snel kunnen worden bereikt.

Bronnen om te overwegen:  BCP - 3 sjablonen om essentiële services te garanderen

3. Ervoor zorgen dat u uw klanten kunt blijven bedienen. Zeer belangrijk is de noodzaak om ervoor te zorgen dat uw bedrijf operationeel kan blijven, wat er ook gebeurt, zowel op het hoofdkantoor als op uw andere locaties. Je communicatie-infrastructuur - zowel intern als klantgericht (meestal je contactcenter) - moet zo veerkrachtig mogelijk zijn. Vroeger moest u een dubbele communicatie-infrastructuur opzetten (waardoor uw communicatiekosten met 100% stegen), maar nu hoeft u alleen maar gebruik te maken van de cloud. De cloud kan u de operationele flexibiliteit bieden die u nodig hebt om uw bedrijf te runnen, wat er ook gebeurt, waar u of uw mensen ook zijn, welk apparaat ze ook bij de hand hebben - mobiele telefoons, tablets, laptops...

Bronnen om te overwegen:  Vraag uw vertegenwoordiger van de serviceprovider welke opties u hebt om van uw huidige on-premise oplossing naar de cloud te migreren.

4. Een externe vergaderlocatie opzetten - fysiek of virtueel. Alle bedrijven draaien het beste wanneer mensen elkaar regelmatig persoonlijk kunnen ontmoeten - je bedrijf is gebouwd op die intermenselijke relaties. Daarom is het belangrijk om een tijdelijke werklocatie in te richten. Het soort bedrijf dat je runt kan de behoefte aan een andere fysieke locatie dicteren en misschien heb je genoeg vergaderruimte voor al je behoeften. Zo niet, overweeg dan om een of andere vorm van videogebaseerd vergadermogelijkheden in uw communicatie-infrastructuur. Het geeft uw organisatie nog meer operationele flexibiliteit en verbetert uw mogelijkheden om face-to-face te vergaderen met uw klanten, leveranciers, partners en werknemers.

Bronnen om te overwegen:  uw opties onderzoeken met uw Cloud/Hosting/Data Center, of Aanbieders van Executive Office/Temp Office: Proximity Space, WorkBar, ImpactHub, NextSpace, WeWork, enz.

5. Test je plan. Een van de sleutels tot succesvol herstel na een ramp is het regelmatig testen van je bedrijfscontinuïteitsplan. Iedereen moet precies weten wat te doen, waar naartoe te gaan en hoe te communiceren binnen de organisatie en met je klanten, partners en leveranciers om je bedrijf soepel te laten draaien, zelfs tijdens een ramp.

Hopelijk hoef je het nooit te gebruiken, maar zoals we onlangs hebben gezien, is hoop geen vervanging voor een goede planning. Slimme bedrijven bereiden zich voor. En zoals je nu weet, is het gemakkelijk om slim te zijn.

Enghouse Interactive is toegewijd aan het ondersteunen van u en uw klanten tijdens de COVID-19 Pandemie

Omdat we een cloud-organisatie zijn, maken we gebruik van dezelfde voordelen en operationele flexibiliteit die we onze klanten bieden. Op deze manier zorgen we ervoor dat onze teams onze klanten de ondersteuning kunnen blijven bieden die ze nodig hebben en verwachten. Door op afstand te werken, kunnen we er ook voor zorgen dat ze hun werk veilig, efficiënt en effectief kunnen doen terwijl ze zichzelf en hun gezin beschermen.

Bronnen om te overwegen:  Enghouse Interactive biedt snel inzetbare "Blijf verbonden" en "Thuiswerken" oplossingen die ervoor zorgen dat uw organisatie kan werken met de flexibiliteit en wendbaarheid die u nodig hebt in deze uitdagende tijden.

Clouddiensten

Onze supportteams, voor al onze cloudgebaseerde diensten, staan klaar om 24/7 ondersteuning te bieden. Bestaande SLA's en SLO's zullen worden nageleefd.

Voortdurende ondersteuning en services

De Professional Services-teams zijn volledig operationeel en draaien "business as usual", met een nieuw proces om COVID-19 gerelateerde kwesties en verzoeken te triagen.

Bewaking op afstand

Bestaande monitoring- en ondersteuningsdiensten blijven ook volledig bemand, met extra dekking in geval van nood.

Terwijl we de situatie blijven volgen via het Center for Disease Control (CDC) en andere gerenommeerde gezondheidszorginstanties, moedigen we iedereen aan om de richtlijnen van het CDC te volgen (zie: cdc.gov)