Wanneer thuis het nieuwe kantoor is - Hoe bedrijven kunnen blijven functioneren in crisistijd

We leven in een tijd zonder weerga, waarin werknemers in het Verenigd Koninkrijk en vele andere landen wereldwijd worden aangespoord om niet-essentiële reizen te vermijden en waar mogelijk thuis te werken. Thuiswerken is natuurlijk niets nieuws. Het vindt zijn oorsprong in uit de jaren 1980 Uit een analyse van BBC 5 Live Wake Up To Money blijkt dat het aantal mensen dat vanuit hun eigen huis werkt tussen 2008 en 2018 met 74% is gestegen. In tijden van crisis is het altijd belangrijk geweest dat bedrijven overeind konden blijven door thuiswerkers 'in te schakelen' met behulp van technologie, online mogelijkheden en cloudmogelijkheden, en nu verrijkt de mogelijkheid om realtime collaboratieve videoconnectiviteit te bieden de hele ervaring.

We hebben het gezien bij onze klanten bij Enghouse, zowel in de context van videocommunicatie en remote access connectiviteit meer in het algemeen. Onze softwareoplossing voor videosamenwerking, Vidyo, is bijvoorbeeld ingezet binnen drie gezondheidszorgsystemen in Israël. Eén zorgverlener levert al zijn medische zorg via Vidyo om te voorkomen dat zijn personeel wordt blootgesteld aan patiënten met het coronavirus die zijn geïsoleerd in een speciale unit. In een ander geval gebruikt een toonaangevende Britse leverancier van klinische IT-systemen Vidyo om Britse huisartsenposten te voorzien van videoconferentiemogelijkheden voor telegezondheidszorg.

Toen Futures Housing Group werd geconfronteerd met grote verstoringen door een lange periode van sneeuw en ijs, was het bijvoorbeeld mogelijk om hun agenten thuis te laten werken zonder enige verstoring van hun callcenter. Daarnaast heeft thuiswerkspecialist Sensee - met behulp van onze Contact Centre Service Provider-oplossing - uitgebreid gebruik kunnen maken van thuiswerkende agenten en zijn bedrijf kunnen voortzetten tijdens de huidige crisis.

Waarom videocommunicatie belangrijk is

Wat de specifieke use case ook is, het is duidelijk dat het huidige scenario veel meer nadruk legt op de noodzaak van thuiswerken dan ooit tevoren en even duidelijk is dat videocommunicatie de algehele ervaring verbetert. Als werknemers echt het meeste willen halen uit werken op afstand, moeten ze videoconferencing serieus overwegen, omdat het hen en de organisaties waarvoor ze werken een groot aantal voordelen biedt.

Nu hele teams van werknemers individueel werken vanuit hun slaapkamers, studeerkamers en eethoeken is er meer dan ooit vraag naar oplossingen voor videovergaderen die betaalbaar en eenvoudig te gebruiken zijn. Deze zijn niet alleen in staat om werknemers op afstand te ondersteunen, maar ook om een verbonden bedrijfscultuur in stand te houden.

Om ervoor te zorgen dat werknemers in deze moeilijke tijden blijven samenwerken en zich blijven inzetten, is het belangrijk dat externe omgevingen het menselijke element naadloos kunnen behouden en tegelijkertijd de betrokkenheid van het personeel kunnen vergroten. Video is daarbij de sleutel. Oplossingen voor groepsvideoconferenties kunnen zeer nuttig zijn in deze scenario's. Ze geven wijdverspreide teams de ruimte en de hulpmiddelen die ze nodig hebben voor productieve videosamenwerking en stellen ze in staat om de toon en het gevoel van een directievergadering of een informele teambijeenkomst te reproduceren, zelfs als mensen in werkelijkheid inbellen vanuit hun lounge of ontvangstruimte.

Hoewel het dus belangrijk is om de bouwstenen van bedrijfsconnectiviteit te krijgen, is het ook belangrijk om te benadrukken dat met de nieuwste betaalbare en eenvoudig te gebruiken oplossingen voor videovergaderingen is het eenvoudiger dan ooit om werknemers op afstand te ondersteunen en tegelijkertijd een verbonden bedrijfscultuur te behouden.

Dat is natuurlijk wat de beste software voor videoconnectiviteit en vergaderen vandaag de dag levert. Video zou niet alleen voor ad-hocgesprekken moeten zijn, hoe belangrijk die ook zijn, maar het kan een kernonderdeel worden van de vergadercultuur van bedrijven die in feite allemaal vanuit huis werken. Het moet gemakkelijk te gebruiken zijn. Het moet in staat zijn om de hele organisatie samen te brengen voor bedrijfsbrede updates en bedrijven in staat stellen om in contact te komen met partners, klanten en cliënten.

Tips en trucs

Hoogwaardige videocommunicatie moet het einddoel zijn, maar het moet worden geleverd als onderdeel van een bredere strategie voor toegang op afstand. Bedrijven moeten hebben nagedacht over scenario's voor teamcommunicatie - regelmatig online samenkomen of bijpraten wordt aanbevolen. Teammanagers of -leiders hebben een nog crucialere rol om ervoor te zorgen dat schema's worden nageleefd.

Nu thuiswerken steeds meer voorkomt en in de toekomst waarschijnlijk steeds meer zal voorkomen, is het belangrijk dat bedrijven en hun werknemers zich bewust zijn van de noodzaak van een goede beveiliging. Voordat ze zelfs maar beginnen, moeten organisaties en hun medewerkers hun internetverbinding en beveiliging op orde hebben. Hackers en fraudeurs zien onervaren thuiswerkers vaak als een belangrijk doelwit. Om informatie veilig te houden, gebruiken veel bedrijven een virtueel privénetwerk (VPN). Maar als ze thuis werken, moeten ze er nog steeds zeker van zijn dat hun breedbandprovider thuis hen toestaat om verbinding te maken met een VPN. Soms verschilt dit per gebied, pakket en provider.

Bedrijven moeten misschien ook meer licenties kopen of hun capaciteit uitbreiden om aan de huidige toegenomen vraag te voldoen. Welke keuze er ook wordt gemaakt, thuiswerkers moeten altijd een beroep kunnen doen op IT-hulp en -ondersteuning.

Maar hoe belangrijk deze bouwstenen van connectiviteit ook zijn, in de huidige cultuur waarin mensen worden aangespoord om zich af te zonderen, is video van vitaal belang om die menselijke band met collega's te behouden; om de stemming en de toon van de communicatie te peilen en om een sterkere consensus te bereiken over belangrijke discussiepunten. Soms is er een flinke schok nodig voordat bedrijven hun aanpak ten goede veranderen. In tijden van crisis is connectiviteit belangrijker dan ooit en videocommunicatie is de beste manier om dit te bewerkstelligen.

Blijf in contact met je klanten en werknemers. Download onze proefversie van videosamenwerking en probeer het gratis uit.