Hur man utvecklar en grundläggande kontinuitetsplan för verksamheten [+ mallar]

Är ditt företag förberett för en nödsituation? Covid-19-pandemin är det senaste exemplet på varför organisationer av alla storlekar måste överväga att bygga upp en kontinuitetsplan för verksamheten. När vi lever i dessa oroliga tider ser vi på nära håll att det är rätt sätt att driva företag - både nu och i framtiden - att vara väl förberedd och ha ett urval av operativa alternativ till hands.

Men de flesta organisationer anser att de inte har tillräckligt med personal eller resurser för att investera i planering för att säkerställa att verksamheten kan fortsätta under en katastrofsituation.

Verkligheten är att det inte krävs någon stor investering för att utveckla en grundläggande plan. På en hög nivå finns det 5 steg som du måste tänka på när du utvecklar din plan:

1. Lista alla tänkbara katastrofscenarier. Tänk igenom de mest sannolika naturkatastroferna och katastrofer orsakade av människor och avgör vilken potentiell effekt de skulle kunna få på ditt företag och vad du skulle behöva göra för att förhindra eller minimera effekterna.

En brand kräver till exempel andra strategier än en översvämning eller ett långvarigt strömavbrott. Gör sedan en uppskattning av hur verksamheten påverkas av varje scenario, under olika lång tid, samt en uppskattning av kostnaderna för att få verksamheten att fungera igen. Du kommer att se att den potentiella nedåtrisken vanligtvis är mycket högre än kostnaden för katastrofförberedelser.

Resurser att ta hänsyn till:  prata med ditt försäkringsbolag, oberoende riskbedömare, företag som arbetar med katastrofåterställning och sanering.

2. Utarbeta en kommunikationsplan. Det är ett problem när du inte kommer ihåg någons nummer en vanlig dag ... men det är en allvarligare situation när ditt företag drabbas av en katastrof och du inte kan komma ihåg särskilt viktiga namn och nummer. Alla organisationer bör ha omfattande listor med nödnummer, som distribueras till avdelningscheferna och förvaras på lättillgängliga platser både på plats och utanför, för att säkerställa att rätt personer alltid kan nås snabbt.

Resurser att ta hänsyn till:  BCP - 3 mallar för att säkerställa viktiga tjänster

3. Se till att du kan fortsätta att betjäna dina kunder. Det är mycket viktigt att säkerställa att din verksamhet kan fortsätta att fungera oavsett vad som händer, antingen på huvudkontoret eller på andra platser. Kommunikationsinfrastrukturen - både den interna och den som vänder sig till kunderna (vanligtvis kontaktcentret) - måste vara så motståndskraftig som möjligt. Tidigare behövde du sätta upp en duplicerad kommunikationsinfrastruktur (vilket ökade dina kommunikationskostnader med 100%), men nu behöver du bara utnyttja molnet. Molnet kan ge dig den operativa flexibilitet du behöver för att driva ditt företag, oavsett vad som händer, oavsett var du eller dina medarbetare befinner er, oavsett vilken enhet de har till hands - mobiltelefoner, surfplattor, bärbara datorer...

Resurser att ta hänsyn till:  fråga din Service Provider Sales Rep vilka alternativ du har för att migrera från din nuvarande lokala lösning till molnet.

4. Etablera en extern mötesplats - fysisk eller virtuell. Alla företag fungerar bäst när människor regelbundet kan träffas ansikte mot ansikte - ditt företag byggdes på dessa mellanmänskliga relationer. Därför är det viktigt att etablera en tillfällig arbetsplats. Den typ av verksamhet du driver kan göra att du behöver en annan fysisk plats och du kanske har tillräckligt med mötesutrymme för alla dina behov. Om inte, överväg då att integrera någon typ av videobaserad mötesfunktionalitet i din kommunikationsinfrastruktur. Det kommer att ge din organisation ännu större operativ flexibilitet och förbättra dina möjligheter att träffa dina kunder, leverantörer, partners och anställda ansikte mot ansikte.

Resurser att ta hänsyn till:  utforska dina alternativ med ditt moln/hosting/datacenter, eller Leverantörer av Executive Office/Temp Office: Proximity Space, WorkBar, ImpactHub, NextSpace, WeWork m.fl.

5. Testa din plan. En av nycklarna till en framgångsrik katastrofåterställning är att regelbundet testa kontinuitetsplanen. Alla måste veta exakt vad de ska göra, vart de ska gå och hur de ska kommunicera inom organisationen och med kunder, partners och leverantörer för att verksamheten ska fungera smidigt även under en katastrof.

Förhoppningsvis kommer du aldrig att behöva använda den, men som vi nyligen har sett är hopp inte en ersättning för solid planering. Smarta företag förbereder sig. Och som du nu vet är det lätt att vara smart.

Enghouse Interactive har åtagit sig att stödja dig och dina kunder under covid-19-pandemin

Eftersom vi är en molndriven organisation utnyttjar vi samma fördelar och operativa flexibilitet som vi erbjuder våra kunder. På så sätt ser vi till att våra team kan fortsätta att ge våra kunder det stöd de behöver och förväntar sig. Genom att arbeta på distans kan vi också se till att de kan utföra sina jobb på ett säkert, effektivt och ändamålsenligt sätt samtidigt som de skyddar sig själva och sina familjer.

Resurser att ta hänsyn till:  Enghouse Interactive erbjuder snabbt distribuerade "Håll dig uppkopplad" och "Arbeta hemifrån" lösningar som hjälper till att säkerställa att din organisation kan fungera med den flexibilitet och smidighet som du behöver under dessa utmanande tider.

Molntjänster

Våra supportteam för alla våra molnbaserade tjänster finns på plats för att ge support 24/7. Befintliga SLA:er och SLO:er kommer att fortsätta att följas.

Löpande support och tjänster

Professional Services-teamen är i full drift och kör "business as usual", med en ny process för att triagera COVID-19-relaterade frågor och förfrågningar.

Fjärrövervakning

Befintliga övervaknings- och supporttjänster är också fortsatt fullt bemannade, med extra täckning tillgänglig om behov skulle uppstå.

Eftersom vi fortsätter att övervaka situationen via Center for Disease Control (CDC), liksom genom andra välrenommerade sjukvårdsorgan, uppmanar vi alla att följa de riktlinjer som CDC har publicerat (se: cdc.gov)