Hålla din video på den låga nivån [Playback nu tillgänglig]

Bästa praxis för att säkra videosamtal

Omvandlingen av näringslivet har aldrig varit snabbare eller så enhetligt inriktad på digital omvandling som under den senaste pandemin. Branschexperter har i åratal framhållit de operativa och affärsmässiga fördelarna med att använda digital teknik, men med begränsad spridning och framgång.

Som vi har sett, med den resulterande övergången till att "arbeta hemifrån", har interaktiv video/videokonferenser blivit sättet för organisationer att säkerställa sin fortsatta verksamhet: från ledningsgrupper som driver sina företag framåt i osäkra tider, till optimering av samarbetet mellan avdelningar, till förbättrat kundengagemang. Video hjälper till att upprätthålla relationer på ett sätt som ingen annan typ av kommunikation kan.

Ändå har organisationer ett brett spektrum av integritetsbehov. Vissa kan kräva att all kommunikation är strikt nedlåst, medan andra kanske bara behöver möjlighet att selektivt säkra känslig eller konfidentiell kommunikation, t.ex. företagsplaneringssessioner, produktinnovation/idéer eller kvartalsvisa investerarsamtal.

Vi har sammanställt några av de bästa metoderna som din organisation kan överväga när den använder videokonferenser. Som alltid med sådana här listor bör du överväga dina alternativ och använda det som är lämpligt för varje enskilt fall - grundläggande säkerhet för allmänna verksamhetsbehov, till de strängaste metoderna för de känsligaste kommunikationerna.

Som utgångspunkt - och som med all kommunikation nuförtiden - bör din organisation ta fram en uppsättning säkerhetspolicyer, som beroende på din bransch förmodligen kommer att omfatta en rad ämnen som bör behandlas mycket specifikt ur ett integritetsskyddsperspektiv, till exempel...

Hälso- och sjukvård respektera HIPPA-kraven för skydd av personlig sjukvårdsinformation

Regeringar fokusera på konfidentiell behandling av all känslig information om policy- och programutveckling

Nya företag säkra sina innovationer och konkurrensfördelar som första aktör

Rekommenderade bästa metoder

Det första steget är att förstå alla integritets- och säkerhetsfunktioner som din leverantör av lösningar för videosamarbete rekommenderar. Implementera sedan alla säkerhetsfunktioner enligt deras rekommendationer.

Resurs: Säkerhet för videokonferenser - grundläggande checklista

För de allra säkraste behoven, vilket har varit praxis för kommunikationsinfrastruktur under många år, är det mest robusta tillvägagångssättet att använda en egen dedikerad instans - antingen bakom företagets brandvägg (dvs. "on-prem") eller på en dedikerad instans i en molninfrastruktur. Om det är opraktiskt kan man använda en säker, dedikerad privat kanal i ett moln med flera hyresgäster.

Det är mycket viktigt att utveckla en policy för företagets åtkomstkoder och att aktivt se till att den efterlevs. Detta skulle inkludera:

• Begränsa återanvändning av åtkomstkoder. Om du har återkommande möten bör du byta koder ofta. Sannolikheten är mycket stor att den har delats med ett stort antal personer - av vilka vissa kanske inte längre har behörighet att delta i dessa samtal
• Om möjligt, skapa användarunika PIN-koder för att minimera okända eller obehöriga "pass along"-inbjudningar

När känsliga ämnen behandlas, som vid brittiska kabinettsmöten, ska du bara använda engångsåtkomst eller PIN-koder. Om det är möjligt, använd multifaktorautentisering med DNS-validering.

Välj en tjänst som inte delar några uppgifter med några andra parter ... varken inom din organisation eller utanför och absolut inte med några sociala medier eller 3^rd partytjänster.

Använd alltid lobbyfunktionen så att deltagarna hålls kvar i ett väntrum och får tillträde först när värden ansluter, vilket bidrar till att förhindra att känslig information oavsiktligt delas genom en hastig kommentar.

Möjliggör spårning av deltagare och aviseringstoner för att underlätta proaktiv hantering av deltagare, vilket gör det enklare att identifiera, blockera eller kasta ut anonyma deltagare eller okända nummer.

• Validera alltid deltagarnas namn
• Om en deltagaröversikt finns tillgänglig, sök regelbundet efter okända namn
• Lås mötet när det har börjat och alla nödvändiga deltagare är online; gör det till en policy att blockera eventuella sena deltagare
• Inaktivera lokal inspelning och/eller skärmdumpar om möjligt

Om videokonferensen har spelats in, se till att den är krypterad och att uppspelningen endast kan nås via kod, namn/e-postvalidering och att uppspelningen är begränsad till en viss tidsram.

• Efterföljande åtkomst måste begäras
• Se till att inspelningar förvaras lokalt och alltid krypteras
• Om filerna har registrerats i leverantörens system, se till att de raderas när de har överförts till ditt arkivsystem

Att hantera verkligheten med arbete hemifrån

Generellt sett är en av de bästa metoderna att begränsa åtkomsten till antingen enheter som utfärdats av företaget och som säkras av IT-avdelningen med hjälp av ett Enterprise Device Management-verktyg, eller att begränsa åtkomsten till personliga enheter eller hemenheter som IT-avdelningen har "certifierat".

För ytterligare säkerhet bör du också använda säkerhetsprogram för slutpunkter på dessa mobila enheter.

VPN är alltid en bra idé för ytterligare säkerhet och för att säkerställa att bandbredden tilldelas och prioriteras korrekt för dina videokonferenssamtal och inte tillåter att nummer från tredje part kopplas till dina samtal.

Videokonferenser och samarbete håller på att förändra hur världen fungerar. Att använda det på rätt sätt gör hela skillnaden.

Läs mer om videosäkerhet

Titta på vår video på begäran -  Video på låg nivå: Håll dina onlinechattar privata och säkra