So entwickeln Sie einen grundlegenden Geschäftskontinuitätsplan [+Vorlagen]

Ist Ihr Unternehmen auf einen Notfall vorbereitet? Die COVID-19-Pandemie ist das jüngste Beispiel dafür, warum Unternehmen aller Größenordnungen die Erstellung eines Business Continuity Plans in Betracht ziehen sollten. In diesen beunruhigenden Zeiten sehen wir aus erster Hand, dass es der richtige Weg ist, gut vorbereitet zu sein und eine Reihe von Betriebsoptionen bereitzuhalten - sowohl jetzt als auch in Zukunft.

Die meisten Unternehmen sind jedoch der Meinung, dass sie nicht über das Personal oder die Ressourcen verfügen, um in die Planung zu investieren, die die Aufrechterhaltung ihrer Geschäftsabläufe während eines Katastrophenereignisses gewährleistet.

Die Realität ist, dass es keiner großen Investition bedarf, um einen grundlegenden Plan zu entwickeln. Im Großen und Ganzen gibt es 5 Schritte, die Sie bei der Entwicklung Ihres Plans berücksichtigen müssen:

1. Listen Sie alle möglichen Katastrophenszenarien auf. Überlegen Sie sich die wahrscheinlichsten Naturkatastrophen und von Menschen verursachten Katastrophen und ermitteln Sie, wie sich diese auf Ihr Unternehmen auswirken könnten und was Sie tun müssten, um die Auswirkungen zu verhindern oder zu minimieren.

So erfordert beispielsweise ein Brand andere Strategien als eine Überschwemmung oder ein längerer Stromausfall. Entwickeln Sie dann für jedes Szenario eine Schätzung der Auswirkungen auf Ihr Unternehmen, und zwar für unterschiedliche Zeiträume, zusammen mit den geschätzten Kosten, um Ihr Unternehmen wieder zum Laufen zu bringen. Sie werden sehen, dass das potenzielle Verlustrisiko in der Regel viel höher ist als die Kosten für die Katastrophenvorbereitung.

Zu berücksichtigende Ressourcen:  Sprechen Sie mit Ihrer Versicherungsgesellschaft, unabhängigen Risikobewertern, Katastrophenschutz- und Sanierungsfirmen.

2. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan. Es ist ein Problem, wenn Sie sich an einem normalen Tag nicht an die Nummer von jemandem erinnern können... aber es ist eine noch ernstere Situation, wenn Ihr Unternehmen von einer Katastrophe betroffen ist und Sie sich nicht an besonders wichtige Namen und Nummern erinnern können. Alle Unternehmen sollten umfassende Listen mit Notrufnummern haben, die an die Abteilungsleiter verteilt und an leicht zugänglichen Orten sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens aufbewahrt werden, damit die richtigen Personen immer schnell erreicht werden können.

Zu berücksichtigende Ressourcen:  BCP - 3 Vorlagen zur Sicherstellung wesentlicher Dienste

3. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kunden weiterhin bedienen können. Besonders wichtig ist, dass Sie sicherstellen müssen, dass Ihr Unternehmen unabhängig von den Ereignissen in der Zentrale oder an anderen Standorten weiterarbeiten kann. Ihre Kommunikationsinfrastruktur - sowohl die interne als auch die kundenorientierte (in der Regel Ihr Kontaktzentrum) - muss so widerstandsfähig wie möglich sein. Früher mussten Sie eine doppelte Kommunikationsinfrastruktur einrichten (was Ihre Kommunikationskosten um 100% erhöhte), während Sie jetzt nur noch die Cloud nutzen müssen. Die Cloud ist in der Lage, Ihnen die betriebliche Flexibilität zu bieten, die Sie brauchen, um Ihr Unternehmen zu führen, egal was passiert, egal wo Sie oder Ihre Mitarbeiter sind, egal welches Gerät sie in der Hand haben - Handys, Tablets, Laptops...

Zu berücksichtigende Ressourcen:  Erkundigen Sie sich bei Ihrem Vertriebsmitarbeiter des Dienstanbieters, welche Möglichkeiten Sie haben, um von Ihrer derzeitigen Vor-Ort-Lösung in die Cloud zu migrieren.

4. Einrichten eines externen Sitzungsortes - physisch oder virtuell. Alle Unternehmen funktionieren am besten, wenn sich die Menschen regelmäßig von Angesicht zu Angesicht treffen können - Ihr Unternehmen wurde auf diesen zwischenmenschlichen Beziehungen aufgebaut. Daher ist es wichtig, einen vorübergehenden Arbeitsort einzurichten. Je nach Art Ihres Unternehmens kann ein anderer Standort erforderlich sein, und vielleicht verfügen Sie über genügend Platz für alle Ihre Bedürfnisse. Falls nicht, sollten Sie die Integration einer Art von videobasiert Meeting-Funktionen in Ihre Kommunikationsinfrastruktur zu integrieren. Dadurch erhält Ihr Unternehmen noch mehr betriebliche Flexibilität, und Sie können Ihre Kunden, Lieferanten, Partner und Mitarbeiter noch besser von Angesicht zu Angesicht treffen.

Zu berücksichtigende Ressourcen:  erkunden Sie Ihre Optionen mit Ihrem Cloud/Hosting/Rechenzentrum, oder Anbieter von Executive Office/Zeitarbeitsbüros: Proximity Space, WorkBar, ImpactHub, NextSpace, WeWork, etc.

5. Testen Sie Ihren Plan. Einer der Schlüssel zur erfolgreichen Wiederherstellung im Katastrophenfall ist das regelmäßige Testen Ihres Business-Continuity-Plans. Jeder muss genau wissen, was er zu tun hat, wohin er gehen muss und wie er innerhalb des Unternehmens und mit Ihren Kunden, Partnern und Lieferanten kommunizieren muss, damit Ihr Unternehmen auch im Katastrophenfall reibungslos weiterläuft.

Hoffentlich werden Sie es nie brauchen, aber wie wir kürzlich gesehen haben, ist Hoffnung kein Ersatz für eine solide Planung. Kluge Unternehmen bereiten sich vor. Und wie Sie jetzt wissen, ist es einfach, clever zu sein.

Enghouse Interactive hat sich verpflichtet, Sie und Ihre Kunden während der COVID-19-Pandemie zu unterstützen

Als Cloud-basiertes Unternehmen nutzen wir dieselben Vorteile und dieselbe betriebliche Flexibilität, die wir auch unseren Kunden bieten. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass unsere Teams unseren Kunden weiterhin die Unterstützung bieten können, die sie brauchen und erwarten. Indem wir aus der Ferne arbeiten, können wir auch sicherstellen, dass sie ihre Arbeit sicher, effizient und effektiv erledigen und sich und ihre Familien schützen können.

Zu berücksichtigende Ressourcen:  Enghouse Interactive bietet schnell einsetzbare "Verbunden bleiben" und "Arbeit von zu Hause aus" Lösungen, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen in diesen schwierigen Zeiten mit der nötigen Flexibilität und Agilität arbeiten kann.

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Auch die bestehenden Überwachungs- und Unterstützungsdienste bleiben personell voll besetzt und können im Bedarfsfall auf zusätzliche Mitarbeiter zurückgreifen.

Da wir die Situation weiterhin über das Center for Disease Control (CDC) sowie über andere angesehene Gesundheitsbehörden beobachten, empfehlen wir allen, die von der CDC veröffentlichten Richtlinien zu befolgen (siehe: cdc.gov)