Come sviluppare un piano di continuità aziendale di base [+modelli].

La vostra azienda è pronta ad affrontare un'emergenza? La pandemia COVID-19 è l'esempio più recente del perché le organizzazioni di tutte le dimensioni devono prendere in considerazione la creazione di un piano di continuità aziendale. Mentre viviamo questi tempi difficili, ci rendiamo conto in prima persona che essere ben preparati, con una scelta di opzioni operative pronte, è il modo giusto di gestire l'azienda, sia ora che in futuro.

Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni ritiene di non avere il personale o le risorse per investire nella pianificazione per garantire la continuità delle operazioni aziendali durante un evento catastrofico.

In realtà, non è necessario un grande investimento per sviluppare un piano di base. Ad alto livello, ci sono 5 fasi da considerare quando si sviluppa il piano:

1. Elencare tutti i possibili scenari di catastrofe. Considerate i più probabili disastri naturali e causati dall'uomo e determinate quali potrebbero essere gli effetti potenziali sulla vostra azienda e cosa dovreste fare per prevenire o minimizzare l'impatto.

Ad esempio, un incendio richiederà strategie diverse rispetto a un'alluvione o a un'interruzione di corrente prolungata. Quindi sviluppate delle stime dell'impatto sull'azienda per ogni scenario, per periodi di tempo diversi, insieme ai costi stimati per rimettere in piedi l'attività. Vedrete che il potenziale rischio negativo è di solito molto più alto del costo della preparazione al disastro.

Risorse da considerare:  rivolgetevi alla vostra compagnia assicurativa, a valutatori del rischio indipendenti, a società di recupero e bonifica.

2. Sviluppare un piano di comunicazione. È un problema quando non si ricorda il numero di qualcuno in un giorno normale... ma è una situazione ancora più grave quando la vostra azienda è colpita da un disastro e non riuscite a ricordare nomi e numeri particolarmente importanti. Tutte le organizzazioni dovrebbero disporre di elenchi completi di numeri di emergenza, distribuiti ai responsabili dei reparti e conservati in luoghi facilmente accessibili sia in sede che fuori sede, per assicurarsi che le persone giuste possano sempre essere raggiunte rapidamente.

Risorse da considerare:  BCP - 3 modelli per garantire i servizi essenziali

3. Assicuratevi di poter continuare a servire i vostri clienti. Molto importante è la necessità di garantire che l'azienda possa rimanere operativa qualunque cosa accada, sia nella sede centrale che nelle altre sedi. L'infrastruttura di comunicazione, sia interna che rivolta al cliente (di solito il contact center), deve essere il più resiliente possibile. Prima era necessario creare un'infrastruttura di comunicazione duplicata (aggiungendo 100% ai costi di comunicazione), mentre ora è sufficiente sfruttare il cloud. Il cloud è in grado di fornire la flessibilità operativa necessaria per gestire la vostra attività, indipendentemente da ciò che accade, da dove voi o il vostro personale vi troviate, dal dispositivo che avete in mano (cellulari, tablet, computer portatili...).

Risorse da considerare:  chiedete al rappresentante del vostro fornitore di servizi quali opzioni avete per migrare dalla vostra attuale soluzione on-premise al cloud.

4. Stabilire un luogo di riunione fuori sede - fisico o virtuale. Tutte le aziende funzionano al meglio quando le persone possono incontrarsi regolarmente faccia a faccia: la vostra azienda è stata costruita su questi rapporti interpersonali. Per questo è importante stabilire una sede di lavoro temporanea. Il tipo di attività che gestite potrebbe rendere necessaria un'altra sede fisica e potreste disporre di uno spazio per le riunioni sufficiente per tutte le vostre esigenze. In caso contrario, è opportuno considerare l'integrazione di un qualche tipo di basato su video nella vostra infrastruttura di comunicazione. Questo vi garantirà una maggiore flessibilità operativa e migliorerà la vostra capacità di incontrare faccia a faccia clienti, fornitori, partner e dipendenti.

Risorse da considerare:  esplorate le vostre opzioni con il vostro Cloud/Hosting/Data Center, o Fornitori di uffici esecutivi/uffici temporanei: Proximity Space, WorkBar, ImpactHub, NextSpace, WeWork, ecc.

5. Testate il vostro piano. Una delle chiavi del successo del disaster recovery è la verifica regolare del piano di continuità aziendale. Tutti devono sapere esattamente cosa fare, dove andare e come comunicare all'interno dell'organizzazione e con i clienti, i partner e i fornitori, per far sì che l'azienda continui a funzionare senza problemi, anche durante un disastro.

Si spera di non doverne mai fare uso, ma come abbiamo visto di recente, la speranza non sostituisce una solida pianificazione. Le aziende intelligenti si preparano. E, come sapete, è facile essere intelligenti.

Enghouse Interactive si impegna a supportare voi e i vostri clienti durante la pandemia COVID-19.

Essendo un'organizzazione basata sul cloud, sfruttiamo gli stessi vantaggi e la stessa flessibilità operativa che offriamo ai nostri clienti. In questo modo, garantiamo che i nostri team possano continuare a fornire ai clienti il supporto di cui hanno bisogno e che si aspettano. Lavorando da remoto, possiamo anche garantire che possano svolgere il loro lavoro in modo sicuro, efficiente ed efficace, proteggendo se stessi e le loro famiglie.

Risorse da considerare:  Enghouse Interactive offre un'implementazione rapida "Rimanere in contatto" e "Lavoro da casa" soluzioni che contribuiscono a garantire alla vostra organizzazione la flessibilità e l'agilità necessarie in questi tempi difficili.

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I nostri team di supporto, per tutti i nostri servizi basati su cloud, sono in grado di fornire assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Gli SLA e gli SLO esistenti continueranno a essere rispettati.

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I team dei Servizi Professionali sono pienamente operativi e svolgono la loro attività come di consueto, con un nuovo processo per il triage dei problemi e delle richieste relative a COVID-19.

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Anche i servizi di monitoraggio e di assistenza esistenti rimangono al completo, con una copertura supplementare disponibile in caso di necessità.

Mentre continuiamo a monitorare la situazione attraverso il Centro per il Controllo delle Malattie (CDC), così come attraverso altre agenzie sanitarie affidabili, incoraggiamo tutti a seguire le linee guida pubblicate dal CDC (si veda: cdc.gov)