Cómo desarrollar un plan básico de continuidad empresarial [+plantillas]

¿Está su empresa preparada para una emergencia? La pandemia de COVID-19 es el ejemplo más reciente de por qué las organizaciones de todos los tamaños deben considerar la creación de un Plan de Continuidad de Negocio. Mientras vivimos estos tiempos difíciles, estamos viendo de primera mano que estar bien preparado, con una selección de opciones operativas a punto, es la forma correcta de dirigir su empresa, tanto ahora como en el futuro.

Sin embargo, la mayoría de las organizaciones piensan que no disponen de la mano de obra ni de los recursos necesarios para invertir en una planificación que garantice la continuidad de sus operaciones empresariales durante una catástrofe.

La realidad es que tampoco hace falta una gran inversión para desarrollar un plan básico. A grandes rasgos, hay 5 pasos que debes tener en cuenta a la hora de desarrollar tu plan:

1. Enumere todos los posibles escenarios de catástrofe. Considere las catástrofes naturales y de origen humano más probables y determine cuál podría ser el efecto potencial en su empresa, y qué tendría que hacer para prevenir o minimizar el impacto.

Por ejemplo, un incendio requerirá estrategias diferentes a las de una inundación o un apagón prolongado. A continuación, elabore estimaciones del impacto en su empresa para cada escenario, durante distintos periodos de tiempo, junto con los costes estimados para que su empresa vuelva a funcionar. Verá que el riesgo potencial de pérdidas suele ser mucho mayor que el coste de la preparación para la catástrofe.

Recursos a tener en cuenta:  hable con su compañía de seguros, evaluadores de riesgos independientes y empresas de recuperación y reparación de catástrofes.

2. Desarrollar un plan de comunicación. Es un problema no recordar el número de alguien en un día normal... pero es una situación más grave cuando su empresa se ve afectada por una catástrofe y no puede recordar nombres y números especialmente importantes. Todas las organizaciones deberían tener listas completas de números de emergencia, distribuidas a los jefes de departamento y guardadas en lugares de fácil acceso, tanto dentro como fuera de las instalaciones, para asegurarse de que siempre se puede contactar rápidamente con las personas adecuadas.

Recursos a tener en cuenta:  BCP - 3 plantillas para garantizar los servicios esenciales

3. Asegúrese de que puede seguir atendiendo a sus clientes. Lo más importante es garantizar que su empresa pueda seguir funcionando pase lo que pase, tanto en la sede central como en el resto de ubicaciones. Su infraestructura de comunicaciones, tanto interna como de cara al cliente (normalmente su centro de contacto), debe ser lo más resistente posible. Antes, había que crear una infraestructura de comunicaciones duplicada (lo que añadía 100% a los costes de comunicaciones), mientras que ahora basta con aprovechar la nube. La nube es capaz de proporcionarle la flexibilidad operativa que necesita para dirigir su negocio, pase lo que pase, estén donde estén usted o su personal, tengan el dispositivo que tengan a mano: móviles, tabletas, portátiles...

Recursos a tener en cuenta:  pregunte a su representante de ventas del proveedor de servicios qué opciones tiene para migrar de su actual solución local a la nube.

4. Establezca un lugar de reunión externo, físico o virtual. Todas las empresas funcionan mejor cuando las personas pueden reunirse regularmente cara a cara: su empresa se construyó sobre esas relaciones interpersonales. Por eso es importante establecer un lugar de trabajo temporal. Es posible que el tipo de empresa que diriges haga necesaria otra ubicación física y que dispongas de espacio de reunión suficiente para todas tus necesidades. Si no es así, considere la posibilidad de integrar algún tipo de basado en vídeo en su infraestructura de comunicaciones. Dará a su organización aún más flexibilidad operativa y mejorará su capacidad para reunirse cara a cara con sus clientes, proveedores, socios y empleados.

Recursos a tener en cuenta:  explore sus opciones con su nube/alojamiento/centro de datos, o Proveedores de oficinas ejecutivas/oficinas temporales: Proximity Space, WorkBar, ImpactHub, NextSpace, WeWork, etc.

5. Ponga a prueba su plan. Una de las claves del éxito de la recuperación en caso de catástrofe es poner a prueba periódicamente el plan de continuidad de la actividad. Todo el mundo debe saber exactamente qué hacer, adónde ir y cómo comunicarse en toda la organización y con sus clientes, socios y proveedores, para que su empresa siga funcionando sin problemas, incluso durante una catástrofe.

Esperemos que nunca tenga que utilizarlo, pero como hemos visto recientemente, la esperanza no sustituye a una planificación sólida. Las empresas inteligentes se preparan. Y, como ya sabes, es fácil ser inteligente.

Enghouse Interactive se compromete a apoyarle a usted y a sus clientes durante la pandemia COVID-19

Al ser una organización basada en la nube, aprovechamos las mismas ventajas y flexibilidad operativa que ofrecemos a nuestros clientes. De este modo, nos aseguramos de que nuestros equipos puedan seguir prestando a nuestros clientes la asistencia que necesitan y esperan. Al trabajar a distancia, también podemos garantizar que puedan realizar su trabajo de forma segura, eficiente y eficaz, al tiempo que se protegen a sí mismos y a sus familias.

Recursos a tener en cuenta:  Enghouse Interactive ofrece un despliegue rápido "Mantente conectado" y "Trabajar desde casa" que ayudan a garantizar que su organización pueda funcionar con la flexibilidad y agilidad que necesita en estos tiempos difíciles.

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Los equipos de Servicios Profesionales están plenamente operativos y funcionando "como de costumbre", con un nuevo proceso para triar los problemas y solicitudes relacionados con COVID-19.

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Los servicios de supervisión y apoyo existentes también siguen contando con todo el personal necesario, con cobertura adicional disponible en caso de cualquier necesidad.

Mientras seguimos vigilando la situación a través del Centro de Control de Enfermedades (CDC), así como de otras agencias sanitarias acreditadas, animamos a todo el mundo a seguir las directrices publicadas por el CDC (véase: cdc.gov)