Como criar um plano básico de continuidade de negócios [+modelos]

A sua empresa está preparada para uma emergência? A pandemia da COVID-19 é o exemplo mais recente de por que organizações de todos os tamanhos precisam considerar a criação de um Plano de Continuidade de Negócios. Ao vivermos estes tempos difíceis, estamos a ver em primeira mão que estar bem preparado, com uma variedade de opções operacionais à disposição, é a maneira certa de gerir o seu negócio – tanto agora como no futuro.

No entanto, a maioria das organizações acredita que não dispõe de mão de obra ou recursos para investir no planeamento que garanta a continuidade das suas operações comerciais durante um evento catastrófico.

A realidade é que não é necessário um grande investimento para desenvolver um plano básico. Em um nível geral, há cinco etapas que você precisa considerar ao desenvolver o seu plano:

1. Liste todos os cenários de desastre possíveis. Considere os desastres naturais e causados pelo homem mais prováveis e determine qual poderia ser o efeito potencial sobre o seu negócio e o que seria necessário fazer para prevenir ou minimizar o impacto.

Por exemplo, um incêndio exigirá estratégias diferentes das necessárias para uma inundação ou uma falha prolongada de energia. Em seguida, desenvolva estimativas do impacto em sua empresa para cada cenário, para diferentes períodos de tempo, juntamente com os custos estimados para colocar sua empresa em funcionamento novamente. Você verá que o risco potencial de prejuízo é geralmente muito maior do que o custo da preparação para desastres.

Recursos a considerar:  fale com a sua seguradora, avaliadores de risco independentes, empresas de recuperação e remediação de desastres.

2. Desenvolva um plano de comunicação. É um problema quando não se lembra do número de alguém num dia normal... mas é uma situação mais grave quando o seu negócio é afetado por um desastre e não consegue lembrar-se de nomes e números especialmente importantes. Todas as organizações devem ter listas completas de números de emergência, distribuídas aos chefes de departamento e mantidas em locais de fácil acesso, tanto no local como fora dele, para garantir que as pessoas certas possam ser sempre contactadas rapidamente.

Recursos a considerar:  BCP – 3 modelos para garantir serviços essenciais

3. Certifique-se de que pode continuar a prestar serviços aos seus clientes. É extremamente importante garantir que a sua empresa possa continuar operacional, independentemente do que acontecer, seja na sede ou em outras localizações. A sua infraestrutura de comunicações, tanto interna como voltada para o cliente (geralmente o seu centro de contacto), precisa ser o mais resiliente possível. Anteriormente, seria necessário configurar uma infraestrutura de comunicações duplicada (adicionando 100% aos seus custos de comunicações), enquanto agora basta aproveitar a nuvem. A nuvem é capaz de lhe proporcionar a flexibilidade operacional necessária para gerir a sua empresa, independentemente do que acontecer, independentemente de onde você ou os seus funcionários estejam, independentemente do dispositivo que tenham em mãos – telemóveis, tablets, computadores portáteis...

Recursos a considerar:  Pergunte ao representante de vendas do seu provedor de serviços quais são as opções disponíveis para migrar da sua solução local atual para a nuvem.

4. Estabeleça um local para reuniões fora do escritório – físico ou virtual. Todas as empresas funcionam melhor quando as pessoas podem se encontrar regularmente cara a cara – a sua empresa foi construída com base nessas relações interpessoais. Por isso, é importante estabelecer um local de trabalho temporário. O tipo de negócio que você administra pode ditar a necessidade de outro local físico e você pode ter espaço suficiente para todas as suas necessidades. Caso contrário, considere integrar algum tipo de baseado em vídeo capacidade de reunião na sua infraestrutura de comunicações. Isso dará à sua organização ainda mais flexibilidade operacional e aumentará a sua capacidade de se reunir pessoalmente com os seus clientes, fornecedores, parceiros e funcionários.

Recursos a considerar:  explore as suas opções com a sua nuvem/hospedagem/centro de dados, ou Fornecedores de escritórios executivos/temporários: Proximity Space, WorkBar, ImpactHub, NextSpace, WeWork, etc.

5. Teste o seu plano. Um dos segredos para uma recuperação de desastres bem-sucedida é testar regularmente o seu plano de continuidade de negócios. Todos devem saber exatamente o que fazer, para onde ir e como se comunicar dentro da organização e com os seus clientes, parceiros e fornecedores, para manter os seus negócios funcionando normalmente, mesmo durante um desastre.

Esperamos que nunca precise de o utilizar, mas, como vimos recentemente, a esperança não substitui um planeamento sólido. As empresas inteligentes preparam-se. E, como agora sabe, é fácil ser inteligente.

A Enghouse Interactive está empenhada em apoiar você e seus clientes durante a pandemia da COVID-19.

Sendo uma organização baseada na nuvem, aproveitamos os mesmos benefícios e flexibilidade operacional que oferecemos aos nossos clientes. Dessa forma, garantimos que as nossas equipas possam continuar a fornecer aos nossos clientes o suporte de que precisam e esperam. Ao trabalhar remotamente, também podemos garantir que eles possam fazer o seu trabalho com segurança, eficiência e eficácia, protegendo a si próprios e às suas famílias.

Recursos a considerar:  A Enghouse Interactive oferece implantação rápida “Manter-se ligado” e “Trabalhar a partir de casa” soluções que ajudam a garantir que a sua organização possa operar com a flexibilidade e agilidade necessárias durante estes tempos difíceis.

Serviços em nuvem

As nossas equipas de suporte, em todos os nossos serviços baseados na nuvem, estão disponíveis para fornecer suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. Os SLAs e SLOs existentes continuarão a ser cumpridos.

Suporte e serviços contínuos

As equipas de Serviços Profissionais estão totalmente operacionais e a funcionar “como de costume”, com um novo processo para triagem de questões e solicitações relacionadas com a COVID-19.

Monitorização remota

Os serviços de monitorização e apoio existentes também continuam com o quadro completo de pessoal, com cobertura extra disponível em caso de necessidade.

À medida que continuamos a monitorizar a situação através do Centro de Controlo de Doenças (CDC), bem como através de outras agências de saúde conceituadas, encorajamos todos a seguirem as diretrizes publicadas pelo CDC (consulte: cdc.gov)