Comment élaborer un plan de continuité des activités de base [+Modèles]

Votre entreprise est-elle prête à faire face à une situation d'urgence ? La pandémie de COVID-19 est l'exemple le plus récent des raisons pour lesquelles les organisations de toutes tailles doivent envisager de mettre en place un plan de continuité des activités. Alors que nous traversons cette période troublée, nous constatons directement qu'être bien préparé, avec un choix d'options opérationnelles prêtes à l'emploi, est la bonne façon de gérer votre entreprise - aujourd'hui et à l'avenir.

Mais la plupart des organisations pensent qu'elles n'ont pas la main-d'œuvre ou les ressources nécessaires pour investir dans la planification afin de garantir la poursuite de leurs activités en cas d'événement catastrophique.

En réalité, l'élaboration d'un plan de base ne nécessite pas un investissement énorme. À un niveau élevé, il y a cinq étapes à prendre en compte lors de l'élaboration de votre plan :

1. Dressez la liste de tous les scénarios de catastrophe possibles. Envisagez les catastrophes naturelles et humaines les plus probables et déterminez leurs effets potentiels sur votre entreprise, ainsi que les mesures à prendre pour les prévenir ou les minimiser.

Par exemple, un incendie nécessitera des stratégies différentes d'une inondation ou d'une panne d'électricité prolongée. Établissez ensuite des estimations de l'impact sur votre entreprise pour chaque scénario, pour des durées variables, ainsi que des coûts estimés pour remettre votre entreprise en état de marche. Vous constaterez que le risque potentiel est généralement beaucoup plus élevé que le coût de la préparation à la catastrophe.

Ressources à prendre en compte :  consultez votre compagnie d'assurance, des évaluateurs de risques indépendants, des entreprises spécialisées dans la reprise après sinistre et la remise en état.

2. Élaborer un plan de communication. C'est un problème lorsque vous ne vous souvenez pas du numéro de quelqu'un au quotidien... mais la situation est encore plus grave lorsque votre entreprise est touchée par un sinistre et que vous ne vous souvenez pas de noms et de numéros particulièrement importants. Toutes les organisations devraient disposer de listes complètes de numéros d'urgence, distribuées aux chefs de service et conservées dans des endroits faciles d'accès, tant sur le site qu'à l'extérieur, afin de s'assurer que les bonnes personnes peuvent toujours être jointes rapidement.

Ressources à prendre en compte :  PCA - 3 modèles pour assurer les services essentiels

3. Veiller à ce que vous puissiez continuer à servir vos clients. Il est essentiel de veiller à ce que votre entreprise puisse rester opérationnelle quoi qu'il arrive, que ce soit au siège ou dans d'autres lieux. Votre infrastructure de communication - à la fois interne et orientée vers le client (généralement votre centre de contact) - doit être aussi résiliente que possible. Auparavant, vous deviez mettre en place une infrastructure de communication en double (ajoutant 100% à vos coûts de communication), alors qu'aujourd'hui, il vous suffit de tirer parti de l'informatique dématérialisée. L'informatique dématérialisée est capable de vous fournir la flexibilité opérationnelle dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise, quoi qu'il arrive, où que vous ou votre personnel soyez, quel que soit l'appareil qu'ils ont en main - téléphones portables, tablettes, ordinateurs portables...

Ressources à prendre en compte :  demandez à votre représentant commercial du fournisseur de services quelles sont les options dont vous disposez pour migrer de votre solution actuelle sur site vers l'informatique dématérialisée.

4. Établir un lieu de réunion hors site - physique ou virtuel. Toutes les entreprises fonctionnent mieux lorsque les gens peuvent se rencontrer régulièrement en personne - votre entreprise s'est construite sur ces relations interpersonnelles. C'est pourquoi il est important d'établir un site de travail temporaire. Le type d'entreprise que vous dirigez peut dicter la nécessité d'un autre lieu physique et vous disposez peut-être d'un espace de réunion suffisant pour répondre à tous vos besoins. Si ce n'est pas le cas, envisagez d'intégrer une sorte de par vidéo Cette solution permet d'intégrer une capacité de réunion en ligne à votre infrastructure de communication. Elle donnera à votre organisation encore plus de souplesse opérationnelle et améliorera votre capacité à rencontrer vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires et vos employés.

Ressources à prendre en compte :  explorer vos options avec votre Cloud/Hosting/Data Center, ou Fournisseurs de bureaux de direction et de bureaux temporaires : Proximity Space, WorkBar, ImpactHub, NextSpace, WeWork, etc.

5. Testez votre plan. L'une des clés d'une reprise après sinistre réussie est de tester régulièrement votre plan de continuité des activités. Chacun doit savoir exactement quoi faire, où aller et comment communiquer au sein de l'organisation et avec vos clients, partenaires et fournisseurs, afin que votre entreprise continue à fonctionner sans heurts, même en cas de sinistre.

Avec un peu de chance, vous n'aurez jamais besoin de l'utiliser, mais comme nous l'avons vu récemment, l'espoir ne remplace pas une planification solide. Les entreprises intelligentes se préparent. Et, comme vous le savez maintenant, il est facile d'être intelligent.

Enghouse Interactive s'engage à vous soutenir, vous et vos clients, pendant la pandémie de COVID-19.

En tant qu'organisation alimentée par le cloud, nous tirons parti des mêmes avantages et de la même flexibilité opérationnelle que ceux que nous offrons à nos clients. De cette manière, nous nous assurons que nos équipes peuvent continuer à fournir à nos clients le soutien dont ils ont besoin et qu'ils attendent. En travaillant à distance, nous pouvons également nous assurer qu'ils peuvent faire leur travail de manière sûre, efficace et efficiente tout en se protégeant et en protégeant leur famille.

Ressources à prendre en compte :  Enghouse Interactive offre un déploiement rapide "Rester connecté" et "Travail à domicile" qui permettent à votre organisation de fonctionner avec la souplesse et l'agilité dont vous avez besoin en ces temps difficiles.

Services en nuage

Nos équipes d'assistance, pour tous nos services basés sur l'informatique en nuage, sont en place pour fournir une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les accords de niveau de service (SLA) et les objectifs de niveau de service (SLO) existants continueront d'être respectés.

Soutien et services continus

Les équipes des services professionnels sont pleinement opérationnelles et fonctionnent comme si de rien n'était, avec un nouveau processus de triage des problèmes et des demandes liés à COVID-19.

Surveillance à distance

Les services de surveillance et d'assistance existants restent également au complet, avec une couverture supplémentaire disponible en cas de besoin.

Nous continuons à suivre la situation par l'intermédiaire du Center for Disease Control (CDC) et d'autres organismes de santé réputés. Nous encourageons tout le monde à suivre les lignes directrices publiées par le CDC (voir : cdc.gov)