Mantendo o teu vídeo em segredo [Reprodução agora disponível]

Melhores práticas para proteger chamadas de vídeo

A transformação dos negócios nunca foi tão rápida, nem tão focada na transformação digital como tem sido com a recente pandemia. Os especialistas do setor vêm divulgando as vantagens operacionais e comerciais da adoção de tecnologias digitais há anos, mas com aceitação ou sucesso limitados.

Como vimos, com a transição resultante para o ‘trabalho a partir de casa’, o vídeo interativo/videoconferência tornou-se a forma como as organizações garantem a continuidade das suas operações: desde equipas de liderança que impulsionam as suas empresas em tempos de incerteza, passando pela otimização da cooperação interdepartamental, até à melhoria do envolvimento dos clientes. O vídeo ajuda a manter relações de uma forma que nenhum outro tipo de comunicação consegue.

Mas, as organizações têm várias necessidades de privacidade. Algumas podem precisar de um bloqueio total de todas as comunicações, enquanto outras só precisam proteger certas comunicações sensíveis ou confidenciais, como reuniões de planeamento corporativo, inovação/ideação de produtos ou chamadas trimestrais com investidores.

Compilámos algumas das melhores práticas para a sua organização considerar ao usar videoconferências. Como sempre com essas listas, pense nas suas opções e use o que for mais adequado para cada caso específico – desde segurança básica para necessidades operacionais gerais até abordagens mais rigorosas para comunicações mais sensíveis.

Como ponto de partida e como acontece com todas as comunicações hoje em dia, a tua organização deve criar um conjunto de políticas de segurança que, dependendo do teu setor, provavelmente incluirão uma série de assuntos que devem ser tratados de forma muito específica do ponto de vista da proteção da privacidade, por exemplo...

Saúde respeitando os requisitos da HIPPA para a proteção de informações pessoais de saúde

Governos focando no tratamento confidencial de todas as informações sensíveis sobre políticas e desenvolvimento de programas

Empresas emergentes proteger as suas inovações e a vantagem competitiva de pioneirismo

Melhores práticas recomendadas

O primeiro passo é entender todos os recursos de privacidade e segurança que o seu fornecedor de soluções de colaboração por vídeo recomenda. Depois, é só implementar todos os recursos de segurança de acordo com as recomendações deles.

Recurso: Segurança em videoconferências – Lista básica de verificação

Para as necessidades mais seguras, como tem sido a prática para infraestruturas de comunicações há muitos anos, a abordagem mais robusta é usar a sua própria instância dedicada – seja atrás da firewall corporativa (ou seja, “no local”) ou numa instância dedicada dentro de uma infraestrutura em nuvem. Se isso for impraticável, então como um canal privado seguro e dedicado dentro de uma nuvem multitenant.

É super importante criar uma política de código de acesso corporativo e fazer com que ela seja seguida. Isso incluiria:

• Limitar a reutilização de códigos de acesso. Se tiver reuniões recorrentes, mude os códigos com frequência. É muito provável que eles tenham sido partilhados com várias pessoas, algumas das quais podem já não estar autorizadas a participar nessas chamadas.
• Se possível, crie PINs exclusivos para cada utilizador, para minimizar convites desconhecidos ou não autorizados.

Quando estiver a falar de assuntos delicados... tipo nas reuniões do Gabinete do Reino Unido, só use códigos de acesso único ou PIN. Se puder, use autenticação multifatorial com validação DNS.

Escolhe um serviço que não partilhe NENHUM dado com outras pessoas... seja dentro da tua organização ou fora dela e, claro, não com nenhuma rede social ou 3^rd serviços para festas.

Use sempre a função de sala de espera para que os participantes fiquem numa sala de espera e só tenham acesso quando o anfitrião entrar, o que ajuda a evitar que informações confidenciais sejam compartilhadas sem querer por meio de um comentário casual.

Ative o rastreamento de participantes e os tons de notificação para facilitar o gerenciamento proativo dos participantes, tornando mais fácil identificar, bloquear ou expulsar participantes anónimos ou números desconhecidos.

• Valida sempre os nomes dos participantes
• Se tiver um painel de participantes, dá uma olhadela de vez em quando para ver se tem nomes desconhecidos.
• Bloqueie a reunião assim que ela começar e todos os participantes necessários estiverem online; crie uma política para bloquear qualquer pessoa que chegar atrasada.
• Desative a gravação local e/ou capturas de ecrã, se possível.

Se a videoconferência foi gravada, certifique-se de que está encriptada e que a reprodução só pode ser acessada através de um código, validação de nome/e-mail, com a reprodução limitada a um determinado período de tempo.

• O acesso posterior teria que ser solicitado.
• Garanta que as gravações sejam mantidas localmente e sempre encriptadas.
• Se estiver gravado no sistema do fornecedor, certifique-se de que os ficheiros são apagados depois de transferidos para o seu sistema de arquivo.

Lidando com as realidades do trabalho em casa

Em geral, uma das melhores abordagens é limitar o acesso a dispositivos corporativos, que são protegidos pelo departamento de TI usando uma ferramenta de gestão de dispositivos empresariais, ou limitar o acesso a dispositivos pessoais ou domésticos que o seu departamento de TI tenha ‘certificado’.

Para ter mais segurança, usa também um software de segurança de ponto final nesses dispositivos móveis.

As VPNs são sempre uma boa ideia para segurança extra, além de garantir que a largura de banda seja bem alocada e priorizada para as suas videochamadas, e não deixam que números de terceiros entrem nas suas chamadas.

A videoconferência e a colaboração estão a mudar a forma como o mundo trabalha. Usar isso da maneira certa faz toda a diferença.