Mantendo seu vídeo em baixa [Reprodução já disponível]

Práticas recomendadas para proteger chamadas de vídeo

A transformação dos negócios nunca foi tão rápida, nem tão uniformemente focada na transformação digital como foi com a recente pandemia. Os especialistas do setor vêm divulgando as vantagens operacionais e comerciais da adoção de tecnologias digitais há anos, mas com aceitação ou sucesso limitados.

Como vimos, com a consequente transição para o "trabalho em casa", as videoconferências/vídeos interativos se tornaram a maneira de as organizações garantirem a continuidade de suas operações: desde equipes de liderança que impulsionam suas empresas em tempos incertos até a otimização da cooperação interdepartamental e o aprimoramento do envolvimento do cliente. O vídeo ajuda a manter relacionamentos de uma forma que nenhum outro tipo de comunicação consegue.

No entanto, as organizações têm uma ampla gama de necessidades de privacidade. Algumas podem exigir o bloqueio rigoroso de todas as comunicações, enquanto outras podem precisar apenas da capacidade de proteger seletivamente comunicações sensíveis ou confidenciais, como sessões de planejamento corporativo, inovação/ideação de produtos ou chamadas trimestrais com investidores.

Compilamos algumas das práticas recomendadas que sua organização deve considerar ao usar a videoconferência. Como sempre acontece com essas listas, considere suas opções e use o que for apropriado para cada caso específico - segurança básica para necessidades operacionais gerais, até as abordagens mais rigorosas para as comunicações mais confidenciais.

Como ponto de partida, e como acontece com todas as comunicações atualmente, sua organização deve desenvolver um conjunto de políticas de segurança que, dependendo do seu setor, provavelmente incluirá uma série de assuntos que devem ser tratados de forma muito específica do ponto de vista da proteção da privacidade, por exemplo...

Assistência médica respeitar os requisitos da HIPPA para a proteção de informações pessoais de saúde

Governos concentrando-se no tratamento confidencial de todas as informações sensíveis sobre o desenvolvimento de políticas e programas

Empresas emergentes garantir suas inovações e sua vantagem competitiva de pioneiro

Melhores práticas recomendadas

A primeira etapa é entender todos os recursos de privacidade e segurança recomendados pelo seu provedor de soluções de colaboração por vídeo. Em seguida, implemente todos os recursos de segurança de acordo com suas recomendações.

Recurso: Segurança da videoconferência - Lista de verificação básica

Para as necessidades mais seguras, como tem sido a prática para a infraestrutura de comunicações por muitos anos, a abordagem mais robusta é usar sua própria instância dedicada, seja atrás do firewall corporativo (ou seja, "no local") ou em uma instância dedicada em uma infraestrutura de nuvem. Se isso for impraticável, então, como um canal privado dedicado e protegido em uma nuvem multilocatário.

De importância fundamental é o desenvolvimento de uma política de código de acesso corporativo e sua aplicação ativa. Isso incluiria:

• Limitar a reutilização de códigos de acesso. Se você tiver reuniões recorrentes, troque os códigos com frequência. É muito provável que ele tenha sido compartilhado com várias pessoas, algumas das quais podem não estar mais autorizadas a participar dessas chamadas
• Se possível, crie PINs exclusivos do usuário para minimizar convites desconhecidos ou não autorizados.

Ao abordar tópicos confidenciais, como nas reuniões do Gabinete do Reino Unido, use apenas acesso único ou códigos PIN. Se disponível, use autenticação multifatorial com validação de DNS.

Selecione um serviço que não compartilhe NENHUM dado com terceiros... seja dentro ou fora da sua organização e, certamente, não com nenhuma mídia social ou com outras empresas.^rd serviços para festas.

Sempre use a função de lobby para que os participantes sejam mantidos em uma sala de espera e só tenham acesso quando o anfitrião entrar, o que ajuda a limitar o compartilhamento inadvertido de informações confidenciais por meio de um comentário improvisado.

Permita o rastreamento de participantes e tons de notificação para facilitar o gerenciamento proativo dos participantes, facilitando a identificação, o bloqueio ou a expulsão de participantes anônimos ou números desconhecidos.

• Sempre valide os nomes dos participantes
• Se um painel de controle de participantes estiver disponível, verifique regularmente se há nomes desconhecidos
• Bloqueie a reunião depois que ela tiver começado e todos os participantes necessários estiverem on-line; estabeleça uma política para bloquear qualquer participante atrasado
• Desative a gravação local e/ou as capturas de tela, se possível

Se a videoconferência tiver sido gravada, verifique se ela está criptografada e se a reprodução só pode ser acessada por meio de código, validação de nome/e-mail, com reprodução limitada a um determinado período de tempo.

• O acesso subsequente teria que ser solicitado
• Garantir que as gravações sejam mantidas localmente e sempre criptografadas
• Se for registrado no sistema do provedor, certifique-se de que os arquivos sejam apagados depois de transferidos para o seu sistema de arquivo

Lidando com as realidades do trabalho em casa

De modo geral, uma das melhores abordagens é limitar o acesso a dispositivos emitidos pela empresa, que são protegidos pelo departamento de TI usando uma ferramenta de gerenciamento de dispositivos corporativos, ou limitar o acesso a dispositivos pessoais ou domésticos que o departamento de TI tenha "certificado".

Para aumentar a segurança, use também um software de segurança de ponto final nesses dispositivos móveis.

As VPNs são sempre uma boa ideia para aumentar a segurança, bem como para garantir que a largura de banda seja alocada adequadamente e priorizada para suas chamadas de videoconferência, e não permitem que números de terceiros sejam conectados às suas chamadas.

A videoconferência e a colaboração estão transformando a maneira como o mundo trabalha. Usá-las da maneira correta faz toda a diferença.

Saiba mais sobre segurança por vídeo

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