Mantenere i video al minimo [Riproduzione ora disponibile].

Migliori pratiche per proteggere le videochiamate

La trasformazione delle aziende non è mai stata così rapida, né così uniformemente focalizzata sulla trasformazione digitale come nel caso della recente pandemia. Per anni gli esperti del settore hanno sottolineato i vantaggi operativi e commerciali dell'adozione delle tecnologie digitali, ma con un'adozione o un successo limitati.

Come abbiamo visto, con la conseguente transizione al "lavoro da casa", le videoconferenze interattive sono diventate il modo in cui le organizzazioni assicurano la continuità delle loro attività: dai team di leadership che portano avanti le loro aziende in tempi incerti, all'ottimizzazione della cooperazione interdipartimentale, al miglioramento del coinvolgimento dei clienti. Il video aiuta a mantenere le relazioni in modi che nessun altro tipo di comunicazione può fare.

Tuttavia, le organizzazioni hanno un'ampia gamma di esigenze di privacy. Alcune possono richiedere un blocco rigoroso di tutte le comunicazioni, mentre altre possono avere bisogno solo della capacità di proteggere selettivamente le comunicazioni sensibili o riservate, come le sessioni di pianificazione aziendale, l'innovazione/ideazione dei prodotti o le chiamate trimestrali degli investitori.

Abbiamo raccolto alcune delle migliori pratiche che la vostra organizzazione deve prendere in considerazione quando utilizza la videoconferenza. Come sempre accade con questi elenchi, considerate le vostre opzioni e utilizzate ciò che è appropriato per ogni caso specifico: la sicurezza di base per le esigenze operative generali, fino agli approcci più rigorosi per le comunicazioni più sensibili.

Come punto di partenza e come per tutte le comunicazioni al giorno d'oggi, la vostra organizzazione dovrebbe sviluppare una serie di politiche di sicurezza che, a seconda del vostro settore, probabilmente includeranno una serie di argomenti che dovrebbero essere trattati in modo molto specifico dal punto di vista della protezione della privacy, ad esempio...

Assistenza sanitaria rispettare i requisiti HIPPA per la protezione delle informazioni sanitarie personali

Governi concentrandosi sul trattamento confidenziale di tutte le informazioni sensibili relative alla politica e allo sviluppo dei programmi

Aziende emergenti garantire le loro innovazioni e il loro vantaggio competitivo da "first-mover".

Migliori pratiche consigliate

Il primo passo è comprendere tutte le funzionalità di privacy e sicurezza consigliate dal fornitore della soluzione di collaborazione video. Quindi, implementare tutte le funzioni di sicurezza secondo le loro raccomandazioni.

Risorsa: Sicurezza delle videoconferenze - Lista di controllo di base

Per le esigenze più sicure, come avviene da molti anni per le infrastrutture di comunicazione, l'approccio più solido è quello di utilizzare una propria istanza dedicata, dietro il firewall aziendale (cioè "on-prem") o su un'istanza dedicata all'interno di un'infrastruttura cloud. Se ciò non è praticabile, si può utilizzare un canale privato dedicato all'interno di un cloud multi-tenant.

Di fondamentale importanza è lo sviluppo di una politica aziendale sui codici di accesso e la sua applicazione attiva. Questo include:

• Limitare il riutilizzo dei codici di accesso. Se avete riunioni ricorrenti, cambiate spesso i codici. È molto probabile che sia stato condiviso con un'ampia gamma di persone, alcune delle quali potrebbero non essere più autorizzate a partecipare a queste chiamate.
• Se possibile, creare PIN unici per l'utente per ridurre al minimo gli inviti sconosciuti o non autorizzati.

Quando si tratta di argomenti sensibili... come nelle riunioni di gabinetto del Regno Unito, utilizzare solo codici di accesso 1 volta o PIN. Se disponibile, utilizzare l'autenticazione a più fattori con convalida DNS.

Scegliete un servizio che non condivida NESSUN dato con altre parti... né all'interno della vostra organizzazione né all'esterno, e certamente non con i social media o con altre organizzazioni.^rd servizi alle parti.

Utilizzate sempre la funzione lobby, in modo che i partecipanti siano trattenuti in una sala d'attesa e possano accedervi solo dopo l'ingresso dell'ospite; in questo modo si evita che informazioni sensibili vengano inavvertitamente condivise con un commento fuori campo.

Abilitare il monitoraggio dei partecipanti e i toni di notifica per facilitare la gestione proattiva dei partecipanti, rendendo più facile identificare, bloccare o espellere partecipanti anonimi o numeri sconosciuti.

• Convalidare sempre i nomi dei partecipanti
• Se è disponibile un cruscotto dei partecipanti, scansionare regolarmente i nomi sconosciuti.
• Bloccate la riunione una volta che è iniziata e tutti i partecipanti richiesti sono online; fate in modo di bloccare i ritardatari.
• Disattivare la registrazione locale e/o gli screenshot, se possibile.

Se la videoconferenza è stata registrata, assicuratevi che sia criptata e che la riproduzione sia accessibile solo tramite codice, convalida del nome o dell'e-mail, e che la riproduzione sia limitata a un certo lasso di tempo.

• L'accesso successivo dovrà essere richiesto
• Assicurarsi che le registrazioni siano conservate localmente e sempre criptate.
• Se registrati sul sistema del fornitore, assicurarsi che i file vengano cancellati una volta trasferiti sul proprio sistema di archiviazione.

Affrontare la realtà del lavoro da casa

In generale, uno degli approcci migliori è quello di limitare l'accesso ai soli dispositivi aziendali, protetti dal reparto IT tramite uno strumento di Enterprise Device Management, oppure di limitare l'accesso ai dispositivi personali o domestici che il reparto IT ha "certificato".

Per una maggiore sicurezza, utilizzate anche un software di sicurezza end-point su questi dispositivi mobili.

Le VPN sono sempre una buona idea per una maggiore sicurezza e per garantire che la larghezza di banda sia assegnata correttamente e prioritariamente per le videoconferenze e che non permetta a numeri di terzi di collegarsi alle chiamate.

Le videoconferenze e la collaborazione stanno trasformando il modo in cui il mondo lavora. Usarle nel modo giusto fa la differenza.

Per saperne di più sulla videosorveglianza

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