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Halten Sie Ihr Video im Hintergrund [Wiedergabe jetzt verfügbar]

Best Practices für die Sicherung von Videoanrufen

Der Wandel in der Wirtschaft war noch nie so schnell und noch nie so einheitlich auf die digitale Transformation ausgerichtet wie in der jüngsten Pandemie. Branchenexperten preisen seit Jahren die betrieblichen und geschäftlichen Vorteile der Einführung digitaler Technologien an, allerdings mit begrenzter Akzeptanz oder Erfolg.

Wie wir gesehen haben, sind interaktive Video-/Videokonferenzen mit dem daraus resultierenden Übergang zum "Arbeiten von zu Hause aus" für Unternehmen zum Mittel der Wahl geworden, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten: von Führungsteams, die ihre Unternehmen in unsicheren Zeiten vorantreiben, über die Optimierung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit bis hin zur Verbesserung der Kundenbindung. Video hilft bei der Pflege von Beziehungen auf eine Weise, wie es keine andere Art der Kommunikation kann.

Unternehmen haben jedoch eine Vielzahl von Datenschutzanforderungen. Einige benötigen eine strikte Sperrung der gesamten Kommunikation, während andere nur die Möglichkeit haben müssen, sensible oder vertrauliche Kommunikation wie Unternehmensplanungssitzungen, Produktinnovationen/-ideen oder vierteljährliche Investorengespräche selektiv zu sichern.

Wir haben einige der besten Praktiken zusammengestellt, die Ihr Unternehmen beim Einsatz von Videokonferenzen berücksichtigen sollte. Wie immer bei solchen Listen sollten Sie Ihre Optionen abwägen und das verwenden, was für den jeweiligen Fall angemessen ist - von der Basissicherheit für allgemeine betriebliche Anforderungen bis hin zu den strengsten Ansätzen für die sensibelste Kommunikation.

Als Ausgangspunkt sollte Ihr Unternehmen - wie bei jeder Kommunikation heutzutage - eine Reihe von Sicherheitsrichtlinien entwickeln, die je nach Branche wahrscheinlich eine Reihe von Themen umfassen, die unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes besonders zu behandeln sind, z. B....

Gesundheitswesen Einhaltung der HIPPA-Anforderungen zum Schutz persönlicher Gesundheitsdaten

Regierungen Konzentration auf die vertrauliche Behandlung aller sensiblen Informationen zur Politik- und Programmentwicklung

Aufstrebende Unternehmen Sicherung ihrer Innovationen und ihres Wettbewerbsvorteils als Vorreiter

Empfohlene Best Practices

Der erste Schritt besteht darin, sich über alle Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen zu informieren, die der Anbieter Ihrer Video Collaboration-Lösung empfiehlt. Implementieren Sie dann alle Sicherheitsfunktionen gemäß den Empfehlungen des Anbieters.

Ressource: Sicherheit von Videokonferenzen - Grundlegende Checkliste

Für die sichersten Anforderungen, wie sie seit vielen Jahren für Kommunikationsinfrastrukturen üblich sind, ist der robusteste Ansatz die Verwendung einer eigenen dedizierten Instanz - entweder hinter der Unternehmensfirewall (d. h. "vor Ort") oder in einer dedizierten Instanz innerhalb einer Cloud-Infrastruktur. Wenn das nicht praktikabel ist, dann als gesicherter, dedizierter privater Kanal innerhalb einer mandantenfähigen Cloud.

Von zentraler Bedeutung ist die Entwicklung einer unternehmensweiten Zugangskodex-Politik und deren aktive Durchsetzung. Dies würde Folgendes beinhalten:

Begrenzung der Wiederverwendung von Zugangscodes. Bei wiederkehrenden Besprechungen sollten Sie die Codes häufig ändern. Die Wahrscheinlichkeit ist sehr hoch, dass er an eine Vielzahl von Personen weitergegeben wurde - von denen einige möglicherweise nicht mehr berechtigt sind, an diesen Gesprächen teilzunehmen
Wenn möglich, erstellen Sie eindeutige PINs, um unbekannte oder nicht autorisierte Einladungen zu minimieren.

Verwenden Sie bei sensiblen Themen, wie z. B. bei Kabinettssitzungen im Vereinigten Königreich, nur einen einmaligen Zugang oder PIN-Codes. Falls verfügbar, verwenden Sie eine Multi-Faktor-Authentifizierung mit DNS-Validierung.

Wählen Sie einen Dienst, der KEINE Daten an andere Parteien weitergibt... weder innerhalb noch außerhalb Ihrer Organisation und schon gar nicht an soziale Medien oder 3^rd Dienstleistungen der Parteien.

Verwenden Sie immer die Lobbyfunktion, damit die Teilnehmer in einem Warteraum festgehalten werden und erst Zutritt haben, wenn der Gastgeber hinzukommt. Dadurch wird verhindert, dass sensible Informationen versehentlich durch eine unbedachte Bemerkung weitergegeben werden.

Aktivieren Sie die Teilnehmerverfolgung und Benachrichtigungstöne, um die proaktive Verwaltung der Teilnehmer zu erleichtern und anonyme Teilnehmer oder unbekannte Nummern leichter zu identifizieren, zu sperren oder auszuschließen.

Teilnehmernamen immer validieren
Wenn ein Teilnehmer-Dashboard verfügbar ist, scannen Sie regelmäßig nach unbekannten Namen
Schließen Sie die Besprechung ab, sobald sie begonnen hat und alle erforderlichen Teilnehmer online sind; machen Sie es sich zur Regel, alle Nachzügler auszuschließen
Deaktivieren Sie lokale Aufzeichnungen und/oder Screenshots, wenn möglich

Wenn die Videokonferenz aufgezeichnet wurde, stellen Sie sicher, dass sie verschlüsselt ist und dass die Wiedergabe nur über einen Code, eine Namens-/E-Mail-Validierung und eine zeitliche Begrenzung möglich ist.

Ein späterer Zugang müsste beantragt werden.
Sicherstellen, dass Aufzeichnungen lokal und stets verschlüsselt gespeichert werden
Falls auf dem System des Anbieters aufgezeichnet, stellen Sie sicher, dass die Dateien gelöscht werden, sobald sie in Ihr Archivsystem übertragen wurden.

Umgang mit der Realität der Arbeit von zu Hause aus

Im Allgemeinen besteht einer der besten Ansätze darin, den Zugang entweder auf firmeneigene Geräte zu beschränken, die von der IT-Abteilung mit einem Enterprise Device Management Tool gesichert werden, oder den Zugang auf persönliche oder private Geräte zu beschränken, die von Ihrer IT-Abteilung "zertifiziert" wurden.

Verwenden Sie für zusätzliche Sicherheit auch Endpunkt-Sicherheitssoftware auf diesen mobilen Geräten.

VPNs sind immer eine gute Idee, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Bandbreite für Ihre Videokonferenzanrufe richtig zugewiesen und priorisiert wird und dass keine Nummern von Drittanbietern in Ihre Anrufe geschaltet werden können.

Videokonferenzen und Zusammenarbeit verändern die Art und Weise, wie die Welt arbeitet. Der richtige Einsatz macht den Unterschied.