Quando a casa é o novo escritório – Como as empresas podem continuar a funcionar em tempos de crise

Estamos a viver tempos sem precedentes, com os trabalhadores do Reino Unido e de muitos outros países a serem aconselhados a evitar viagens não essenciais e a trabalhar a partir de casa sempre que possível. O teletrabalho não é, evidentemente, uma novidade. As suas origens remontam desde os anos 80 E a análise da BBC 5 Live Wake Up To Money mostra que o número de pessoas a trabalhar de casa aumentou 741% entre 2008 e 2018. Em tempos de crise, sempre foi essencial que as empresas conseguissem manter-se em funcionamento ao ‘ativar’ os trabalhadores remotos, usando tecnologia, recursos online e na nuvem. Agora, a capacidade de oferecer conectividade de vídeo colaborativa em tempo real está a melhorar toda a experiência.

Vimos isso com os nossos clientes na Enghouse, tanto no contexto das comunicações por vídeo como na conectividade de acesso remoto de forma mais geral.  A nossa solução de software de colaboração por vídeo, Vidyo, por exemplo, foi implementada em três sistemas de saúde em Israel. Um prestador de serviços está a prestar todos os seus cuidados médicos através do Vidyo, a fim de evitar expor o seu pessoal a pacientes com coronavírus que foram isolados numa unidade especial. Noutro caso, um prestador líder no Reino Unido de sistemas clínicos de TI está a usar o Vidyo para fornecer aos consultórios médicos do Reino Unido recursos de videoconferência para cuidados de telessaúde.

Quando enfrentou grandes perturbações causadas por um longo período de neve e gelo, a Futures Housing Group conseguiu, por exemplo, permitir que os seus agentes trabalhassem a partir de casa sem qualquer perturbação no seu centro de atendimento. Além disso, a Sensee, especialista em trabalho a partir de casa, conseguiu, com a ajuda da nossa solução Contact Centre Service Provider, fazer uso extensivo de agentes que trabalham a partir de casa e continuar a operar o seu negócio durante a crise atual.

Por que as comunicações por vídeo são importantes

Seja qual for o caso específico, tá claro que o cenário atual tá a dar muito mais importância ao trabalho em casa do que nunca e, igualmente claro, que as comunicações por vídeo estão a melhorar a experiência geral. Se os funcionários querem mesmo aproveitar ao máximo o trabalho remoto, eles precisam pensar seriamente em usar videoconferências, que oferecem uma série de benefícios pra eles e pras organizações onde trabalham.

Agora, com equipes inteiras de funcionários a trabalhar individualmente a partir dos seus quartos, escritórios e salas de jantar, há uma necessidade maior do que nunca de soluções de videoconferência que sejam acessíveis e fáceis de usar. Com elas, não só é possível apoiar os funcionários remotos, mas também manter uma cultura corporativa conectada.

Para que os funcionários continuem colaborativos e comprometidos nestes tempos difíceis, é importante que os ambientes remotos consigam preservar o elemento humano de forma integrada, ao mesmo tempo que capacitam uma força de trabalho engajada. O vídeo é fundamental para isso. As soluções de videoconferência em grupo podem ser muito úteis nesses cenários, dando às equipas amplamente dispersas o espaço e as ferramentas de que precisam para uma colaboração produtiva por vídeo e permitindo-lhes recriar o tom e a sensação de uma reunião de diretoria ou de uma reunião informal da equipa, mesmo que as pessoas estejam, na realidade, a ligar-se a partir da sua sala de estar ou área de recepção.

Portanto, embora seja fundamental obter os elementos básicos da conectividade corporativa, também é importante destacar que, com as mais recentes soluções acessíveis e fáceis de usar soluções para videoconferências Com isso em vigor, ficou mais fácil do que nunca apoiar os trabalhadores remotos e, ao mesmo tempo, manter uma cultura corporativa conectada.

É isso que os melhores softwares de conectividade de vídeo e reuniões oferecem hoje em dia, claro. O vídeo não deve ser só para chamadas pontuais, por mais importantes que sejam, mas pode se tornar uma parte essencial da cultura de reuniões das empresas que estão, na verdade, a trabalhar a partir de casa. Tem de ser fácil de usar. Deve ser capaz de reunir toda a organização para atualizações em toda a empresa e permitir que as empresas se conectem com parceiros, clientes e consumidores.

Dicas e truques

A comunicação por vídeo de alta qualidade tem de ser o objetivo final, mas tem de ser parte de uma estratégia mais ampla de acesso remoto. As empresas devem ter pensado em cenários relacionados com a comunicação da equipa – recomenda-se reuniões regulares online ou reuniões de atualização. Os gestores ou líderes de equipa terão um papel ainda mais crucial a desempenhar para garantir que os prazos sejam cumpridos.

Além disso, com o trabalho remoto a ficar mais comum hoje em dia e provavelmente a ficar ainda mais no futuro, é importante que as empresas e os seus funcionários saibam que é preciso ter segurança reforçada.  Antes mesmo de começarem, as organizações e os seus funcionários precisam de organizar a sua ligação à Internet e a segurança. Os hackers e os fraudadores muitas vezes veem os trabalhadores remotos inexperientes como um alvo principal. Para manter as informações seguras, muitas empresas usam uma rede privada virtual (VPN). Mas, ao trabalhar a partir de casa, os funcionários ainda precisam de ter a certeza de que o seu fornecedor de banda larga residencial permite que se liguem a uma VPN. Às vezes, isso varia entre regiões, pacotes e fornecedores.

As empresas também podem precisar comprar mais licenças ou aumentar a capacidade para lidar com o aumento da procura atual. Seja qual for a escolha, quem trabalha em casa deve sempre poder contar com ajuda e suporte de TI.

Mesmo que esses elementos básicos de conectividade sejam importantes, na cultura atual, onde as pessoas estão sendo incentivadas a se isolar, o vídeo é essencial para manter a conexão humana com os colegas de trabalho, avaliar o clima e o tom da comunicação e chegar a um consenso mais forte sobre questões importantes em debate. Às vezes, é preciso um grande choque para que as empresas mudem a sua abordagem para melhor. Em momentos de crise, a conectividade é mais importante do que nunca, e as comunicações por vídeo são a melhor maneira de alcançá-la.

Mantenha-se ligado com os seus clientes e funcionários. Baixe a nossa versão de avaliação da colaboração por vídeo e experimente de graça.