Quando la casa è il nuovo ufficio - Come le aziende possono continuare a operare in tempi di crisi

Viviamo in tempi senza precedenti: i lavoratori del Regno Unito e di molti altri Paesi del mondo sono invitati a evitare gli spostamenti non indispensabili e a lavorare da casa, ove possibile. Il lavoro a domicilio non è una novità, naturalmente. Le sue origini risalgono dagli anni '80 e l'analisi di BBC 5 Live Wake Up To Money rivela un aumento di 74% del numero di persone che lavorano da casa propria tra il 2008 e il 2018. In tempi di crisi, è sempre stato fondamentale che le aziende fossero in grado di rimanere in funzione "accendendo" i lavoratori a domicilio, utilizzando la tecnologia, le funzionalità online e il cloud e ora la capacità di fornire connettività video collaborativa in tempo reale sta arricchendo l'intera esperienza.

Lo abbiamo visto con i nostri clienti dell'Enghouse sia nel contesto delle comunicazioni video che della connettività di accesso remoto più in generale. La nostra soluzione software di collaborazione video, Vidyo, ad esempio, è stata implementata in tre sistemi sanitari in Israele. Uno di questi fornisce tutte le cure mediche tramite Vidyo, per evitare di esporre il personale a pazienti affetti da coronavirus isolati in un'unità speciale. In un altro caso, un importante fornitore britannico di sistemi informatici clinici sta utilizzando Vidyo per fornire agli ambulatori dei medici di base del Regno Unito funzionalità di videoconferenza per l'assistenza telemedica.

Quando ha dovuto affrontare i gravi disagi causati da una lunga ondata di neve e ghiaccio, Futures Housing Group è stata in grado, ad esempio, di far lavorare i propri agenti da casa senza alcuna interruzione del call center. Inoltre, Sensee, specialista del lavoro a domicilio, con l'aiuto della nostra soluzione Contact Centre Service Provider, ha potuto fare largo uso di agenti che lavorano da casa e continuare a gestire la propria attività durante l'attuale crisi.

Perché le comunicazioni video sono importanti

Qualunque sia il caso d'uso specifico, è chiaro che lo scenario attuale pone un'enfasi molto maggiore sulla necessità di lavorare da casa rispetto al passato e altrettanto chiaro è che le videocomunicazioni stanno migliorando l'esperienza complessiva. Se i dipendenti vogliono davvero trarre il massimo vantaggio dal lavoro da remoto, devono prendere in seria considerazione la videoconferenza, che offrirà a loro e alle organizzazioni per cui lavorano un'ampia gamma di vantaggi.

Oggi, con interi team di lavoratori che lavorano individualmente dalla propria camera da letto, dallo studio o dalla sala da pranzo, è più che mai necessaria una soluzione di videoconferenza economica e semplice da usare. Queste soluzioni non solo sono in grado di supportare i lavoratori remoti, ma anche di mantenere una cultura aziendale connessa.

Se si vuole che i dipendenti continuino a collaborare e a impegnarsi in questi tempi difficili, è importante che gli ambienti remoti siano in grado di preservare senza soluzione di continuità l'elemento umano, dando al contempo forza a una forza lavoro impegnata. Il video è la chiave di tutto questo. Le soluzioni di videoconferenza di gruppo possono essere molto utili in questi scenari, offrendo ai team molto dispersi lo spazio e gli strumenti necessari per una collaborazione video produttiva e consentendo loro di ricreare il tono e l'atmosfera di una riunione del consiglio di amministrazione o di un incontro informale del team, anche se in realtà le persone si stanno collegando dal loro salotto o dalla reception.

Quindi, se da un lato è fondamentale ottenere gli elementi costitutivi della connettività aziendale, dall'altro è importante sottolineare che con i più recenti sistemi di connettività, accessibili e semplici da usare, è possibile ottenere un'ottima qualità di vita. soluzioni per videoconferenze è più facile che mai supportare i lavoratori remoti mantenendo una cultura aziendale connessa.

Questo è ciò che i migliori software per la connettività video e le riunioni offrono oggi, ovviamente. Il video non deve servire solo per le chiamate ad hoc, per quanto importanti, ma può diventare una parte fondamentale della cultura delle riunioni delle aziende che lavorano tutte da casa. Deve essere facile da usare. Deve essere in grado di riunire l'intera organizzazione per gli aggiornamenti aziendali e consentire alle aziende di connettersi a partner, clienti e clienti.

Suggerimenti e trucchi

Le comunicazioni video di alta qualità devono essere l'obiettivo finale, ma devono essere fornite come parte di una più ampia strategia di accesso remoto. Le aziende dovrebbero aver pensato a scenari di comunicazione di gruppo: è consigliabile organizzare regolarmente riunioni online o incontri di recupero. I team manager o i leader avranno un ruolo ancora più cruciale nel garantire il rispetto degli orari.

Inoltre, dato che il lavoro a domicilio sta diventando sempre più diffuso oggi e probabilmente lo diventerà sempre di più in futuro, è importante che le aziende e i loro dipendenti siano consapevoli della necessità di una stretta sicurezza. Prima ancora di iniziare, le organizzazioni e il loro personale devono organizzare la connessione a Internet e la sicurezza. Gli hacker e i truffatori spesso considerano i lavoratori a domicilio inesperti come un obiettivo primario. Per proteggere le informazioni, molte aziende utilizzano una rete privata virtuale (VPN). Tuttavia, quando si lavora da casa, il personale deve essere certo che il proprio fornitore di banda larga permetta di connettersi a una VPN. A volte questo varia a seconda delle aree, dei pacchetti e dei provider.

Le aziende potrebbero anche aver bisogno di acquistare più licenze o di espandere la capacità per far fronte all'attuale aumento della domanda. Qualunque sia la scelta adottata, i lavoratori a domicilio devono sempre poter contare su assistenza e supporto informatico.

Tuttavia, per quanto importanti siano questi elementi di connettività, nella cultura attuale in cui le persone sono spinte a isolarsi, il video è fondamentale per mantenere il legame umano con i colleghi, per valutare l'umore e il tono della comunicazione e per raggiungere un consenso più forte sulle questioni chiave del dibattito. A volte è necessario uno scossone significativo perché le aziende cambino in meglio il loro approccio. Nei momenti di crisi, la connettività è più importante che mai e la comunicazione video è il modo migliore per garantirla.

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