Quando a casa é o novo escritório - Como as empresas podem continuar operando em tempos de crise

Estamos vivendo tempos sem precedentes, com os trabalhadores do Reino Unido e de muitos outros países do mundo sendo instados a evitar viagens não essenciais e a trabalhar em casa sempre que possível. O trabalho em casa não é novidade, é claro. Suas origens remontam a da década de 1980 e a análise Wake Up To Money da BBC 5 Live revela um aumento de 74% no número de pessoas que trabalham em suas próprias casas entre 2008 e 2018. Em tempos de crise, sempre foi fundamental que as empresas conseguissem se manter em funcionamento "ligando" os trabalhadores em casa, usando tecnologia, recursos on-line e recursos de nuvem, e agora a capacidade de fornecer conectividade de vídeo colaborativa em tempo real está enriquecendo toda a experiência

Temos visto isso com nossos clientes na Enghouse, tanto no contexto das comunicações por vídeo quanto na conectividade de acesso remoto de modo mais geral. Nossa solução de software de colaboração por vídeo, Vidyo, por exemplo, foi implantada em três sistemas de saúde em Israel. Um provedor está prestando todos os seus cuidados médicos por meio do Vidyo para evitar a exposição de sua equipe a pacientes com coronavírus que foram isolados em uma unidade especial. Em outro caso, um dos principais fornecedores de sistemas de TI clínicos do Reino Unido está usando o Vidyo para fornecer aos consultórios médicos do Reino Unido recursos de videoconferência para atendimento de telessaúde.

Ao enfrentar grandes interrupções causadas por um longo período de neve e gelo, o Futures Housing Group, por exemplo, conseguiu permitir que seus agentes trabalhassem em casa sem nenhuma interrupção em sua central de atendimento. Além disso, a Sensee, especialista em homeworking, com a ajuda da nossa solução Contact Center Service Provider, conseguiu fazer uso extensivo de agentes que trabalham em casa e continuar operando seus negócios durante a crise atual.

Por que as comunicações por vídeo são importantes

Seja qual for o caso de uso específico, está claro que o cenário atual está enfatizando muito mais do que nunca a necessidade do trabalho em casa e também está claro que as comunicações por vídeo estão aprimorando a experiência geral. Se os funcionários realmente quiserem aproveitar ao máximo o trabalho remoto, eles precisam considerar seriamente a videoconferência, que oferecerá a eles e às organizações para as quais trabalham uma ampla gama de benefícios.

Agora, com equipes inteiras de funcionários trabalhando individualmente em seus quartos, escritórios e refeitórios, há uma demanda maior do que nunca por soluções de videoconferência que sejam acessíveis e simples de usar. Com elas, é possível não apenas dar suporte aos funcionários remotos, mas também manter uma cultura corporativa conectada.

Para que os funcionários permaneçam colaborativos e comprometidos nesses tempos difíceis, é importante que os ambientes remotos sejam capazes de preservar perfeitamente o elemento humano e, ao mesmo tempo, capacitar uma força de trabalho engajada. O vídeo é fundamental para isso. As soluções de videoconferência em grupo podem ser muito úteis nesses cenários, oferecendo às equipes amplamente dispersas o espaço e as ferramentas de que precisam para uma colaboração produtiva por vídeo e permitindo que elas recriem o tom e a sensação de uma reunião de diretoria ou de um encontro informal da equipe, mesmo que as pessoas estejam, na realidade, discando de sua sala de estar ou da área de recepção.

Portanto, embora seja fundamental obter os componentes básicos da conectividade corporativa, também é importante destacar que, com os mais recentes produtos acessíveis e simples de usar, a soluções para reuniões por vídeo é mais fácil do que nunca dar suporte aos funcionários remotos e, ao mesmo tempo, manter uma cultura corporativa conectada.

É isso que o melhor software de conectividade e reunião por vídeo oferece hoje, é claro. O vídeo não deve ser usado apenas para chamadas ad hoc, por mais importantes que sejam, mas pode se tornar uma parte essencial da cultura de reuniões das empresas que, na verdade, estão trabalhando em casa. Ele precisa ser fácil de usar. Ele deve ser capaz de reunir toda a organização para atualizações de toda a empresa e permitir que as empresas se conectem a parceiros, clientes e consumidores

Dicas e truques

As comunicações por vídeo de alta qualidade devem ser o objetivo final, mas devem ser fornecidas como parte de uma estratégia mais ampla de acesso remoto. As empresas devem ter pensado em cenários relacionados à comunicação da equipe - recomenda-se encontros regulares on-line ou reuniões de atualização. Os gerentes ou líderes de equipe terão um papel ainda mais importante a desempenhar para garantir que os cronogramas sejam cumpridos.

Além disso, com o trabalho em casa se tornando cada vez mais predominante hoje em dia e com probabilidade de se tornar cada vez mais predominante no futuro, é importante que as empresas e seus funcionários estejam cientes da necessidade de segurança rigorosa. Antes mesmo de começar, as organizações e seus funcionários precisam ter a conexão com a Internet e a segurança organizadas. Os hackers e fraudadores geralmente veem os trabalhadores domésticos inexperientes como um alvo principal. Para manter as informações seguras, muitas empresas usam uma rede privada virtual (VPN). Porém, ao trabalhar em casa, os funcionários ainda precisam ter certeza de que o provedor de banda larga de sua residência permite que eles se conectem a uma VPN. Às vezes, isso varia entre áreas, pacotes e provedores.

As empresas também podem precisar comprar mais licenças ou expandir a capacidade para acomodar o aumento da demanda atual. Seja qual for a opção escolhida, os trabalhadores domésticos devem sempre poder contar com ajuda e suporte de TI.

No entanto, por mais importantes que sejam esses elementos básicos de conectividade, na cultura atual, em que as pessoas estão sendo incentivadas a se isolar, o vídeo é vital para manter essa conexão humana com os colegas de trabalho; para avaliar o humor e o tom da comunicação e para chegar a um consenso mais forte sobre as principais questões de debate. Às vezes, é necessário um choque significativo para que as empresas mudem sua abordagem para melhor. Em tempos de crise, a conectividade é mais importante do que nunca, e as comunicações por vídeo são a melhor maneira de proporcionar isso.

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